Il regolamento di gestione della fondazione
Art. 1 Finalità
Il presente regolamento costituisce diretta esecuzione di quanto prescritto dall’art. 12.5 dello Statuto della FondazioneIl regolamento di gestione si pone l’obiettivo di disciplinare l’attività amministrativa della Fondazione negli aspetti non disciplinati dallo Statuto. Inoltre definisce le linee guida per l’istituzione e la conservazione di tutta l’archiviazione e per ottemperare agli obblighi previsti dalla normativa vigente.
Per il raggiungimento dei predetti obiettivi, il presente regolamento attribuisce adeguate deleghe ai componenti del Consiglio di Amministrazione.
Il Regolamento di gestione intende inoltre aumentare ulteriormente la trasparenza delle attività della Fondazione verso i terzi.
Art. 2 Convocazione d’urgenza del Consiglio di Amministrazione
Ove fosse richiesto da circostanze di particolare urgenza, la convocazione del Consiglio di Amministrazione potrà essere inviata nella forma più immediata fra quelle indicate all'art.13 dello Statuto, almeno ventiquattro ore prima della riunione.
Art. 3 Partecipazione alle riunioni del Consiglio di Amministrazione
Su invito del Presidente possono intervenire alle riunioni del Consiglio di Amministrazione soggetti estranei, ovvero esperti, tecnici o persone interessate per fornire chiarimenti ed offrire approfondimenti su una determinata questione o punto all'ordine del giorno.
Art. 4 Assenza del Presidente del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione nella prima riunione successiva al proprio rinnovo, approva le deleghe necessarie per la gestione dell’ordinaria amministrazione della Fondazione e per il caso di assenza del Presidente.
In caso di assenze programmate del Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Presidente stesso ne dovrà dare comunicazione preventiva nella riunione del Consiglio di Amministrazione. In caso di assenze non programmate, lo stesso ne darà comunicazione preventiva a mezzo mail al Consiglio di Amministrazione e al Collegio dei Revisori Legali o al Revisore Legale.
In caso di impossibilità a procedere con la comunicazione di assenza da parte del Presidente,
l’assenza sarà dichiarata dal Consiglio di Amministrazione, su proposta del VicePresidente. Nella stessa deliberazione il Cda approverà le eventuali ulteriori deleghe necessarie per la gestione dell’assenza, al fine di garantire la continuità operativa della Fondazione.
Art. 5 Modifica dell’ordine del giorno
In apertura di seduta possono essere presentate da parte del Presidente o di un consigliere proposte di modifica della trattazione degli argomenti all’ordine del giorno; tale proposta potrà essere discussa solo se alla riunione siano presenti tutti i consiglieri e potrà essere approvata solo con voto all’unanimità.
Senza la presenza di tutti i consiglieri potranno essere fornite al Consiglio solo semplici informative ed aggiornamenti, che dovranno essere adeguatamente verbalizzati, affinché anche i consiglieri assenti possano esserne edotti.
Art. 6 Discussione
La discussione su ciascun punto dell’ordine del giorno è aperta dal Presidente con l’illustrazione dell’argomento o della proposta di delibera, ovvero invitando un consigliere relatore o il Direttore Generale a farlo in sua vece.
Le dichiarazioni di voto possono essere espresse solo al termine della discussione e prima che si proceda alla votazione. Ciascun consigliere può illustrare le ragioni del proprio voto, adducendo anche argomentazioni non esposte in precedenza.
Gli eventuali emendamenti su ciascuna proposta sono votati prima della votazione finale sulla proposta.
Qualora non sia possibile esaurire la trattazione degli argomenti all’ordine del giorno, il Presidente può aggiornare la seduta comunicando ai presenti data ed ora di aggiornamento ed informando gli eventuali assenti con il mezzo più rapido a sua disposizione, previsto nell'art.13 dello Statuto.
Art. 7 Votazione
I consiglieri devono astenersi dal prendere parte alla discussione ed alla votazione di delibere riguardanti interessi propri o di loro parenti o affini sino al quarto grado.
Verificati i voti, il Presidente proclama l’esito della votazione e le deliberazioni assunte sono immediatamente esecutive.
In caso vengano eccepite o rilevate irregolarità il Presidente, valutate le circostanze, può annullare la votazione e disporre la sua ripetizione.
Art. 8 Verbale
Le sedute del Consiglio di Amministrazione vengono verbalizzate da un consigliere o dal Direttore Generale, su designazione del Presidente.
Ogni verbale deve essere trascritto e firmato dal Presidente e dal segretario nell’apposito registro e
conservato nell’ufficio di segreteria, nella sede legale della Fondazione.
Il verbale viene predisposto di norma entro sette giorni dalla seduta ed approvato in quella successiva. Per particolari esigenze, il verbale, o estratto dello stesso, può essere approvato seduta stante.
Ciascun verbale deve riportare: il giorno, l’orario di inizio e di conclusione dei lavori, il luogo dell’adunanza, chi presiede e chi esercita le funzioni di segretario, i componenti presenti e quelli assenti, indicando per questi ultimi eventuali giustificazioni, l’ordine del giorno, gli argomenti trattati, eventualmente corredati con la documentazione relativa, il testo delle delibere assunte e l’indicazione dell’esito delle votazioni, nonché gli eventuali interventi e quelle dichiarazioni di voto di cui sia stata richiesta la verbalizzazione.
Sono inserite a verbale ulteriori specificazioni di particolare rilievo circa l’andamento della discussione riguardante gli argomenti all’ordine del giorno.
Il verbale è approvato seduta stante o nella prima riunione successiva. In tal caso è inviato ai componenti del Consiglio di Amministrazione, ai componenti del Collegio dei Revisori Legali o al Revisore Legale ed al Direttore Generale, insieme all’avviso di convocazione della seduta successiva a quella cui il verbale si riferisce.
Il dispositivo delle delibere, se viene così espressamente disposto con specifico voto del Consiglio di Amministrazione, è immediatamente esecutivo.
Art. 9 Prerogative del Presidente del Consiglio di Amministrazione
Oltre quanto previsto dal vigente Statuto della Fondazione, il Presidente del Consiglio di Amministrazione può concedere l'utilizzo degli spazi della sede a titolo gratuito od oneroso ad altre associazioni, senza richiedere un mandato preventivo da parte del Consiglio.
In merito a tale determinazione, sarà tenuto ad informare il Consiglio nella prima riunione utile.
Per valutare le richieste che dovessero pervenire in tal senso, il Presidente si avvarrà dello schema allegato al presente regolamento (allegato A), che dovrà essere compilato dai soggetti richiedenti, con le specifiche sulle finalità e sull'attività da svolgere nello spazio richiesto.
Il Consiglio di Amministrazione per efficientare l’organizzazione del proprio lavoro può attribuire al Presidente del Consiglio di Amministrazione la facoltà di affidare incarichi specifici ai singoli consiglieri senza la preventiva discussione e votazione da parte del Consiglio. I consiglieri delegati riferiranno al Consiglio sulle attività svolte e sugli obiettivi perseguiti.
Ogni delega assegnata al Presidente del Consiglio di Amministrazione o ad un Consigliere o al Direttore Generale è inserita in un apposito registro, con l’indicazione dell’oggetto della delega, del provvedimento con cui è assegnata, del delegato e della durata.
Il registro delle deleghe è consultabile liberamente anche da parte dei Consiglieri di indirizzo.
Art. 10 Rimborsi spese
Ai singoli consiglieri di amministrazioni ed al Direttore Generale è riconosciuto il rimborso delle spese vive sostenute per attività della Fondazione, preventivamente autorizzate dal Presidente e
comprovate dai relativi documenti giustificativi. L’interessato dovrà produrre la necessaria documentazione alla segreteria della Fondazione, indicando le coordinate bancarie per la liquidazione del rimborso.
Art. 11 Riservatezza
Ciascun componente e chiunque prenda parte, a qualsiasi titolo, alle sedute del Consiglio di Amministrazione, ha obbligo di riservatezza sull’andamento dei lavori e sulle discussioni relative.
Art. 12 Rapporti fra il Consiglio di Amministrazione e la Commissione per le attività Culturali e Scientifiche
Fermo restando la facoltà di ciascun consigliere di partecipare alle riunioni della Commissione, il Consiglio di Amministrazione, su proposta del Presidente, conferisce uno specifico incarico ad un consigliere, finalizzato a rendere più fluida la trasmissione di informazioni relative alle attività culturali ed alla realizzazione delle stesse e per meglio coordinare il lavoro di entrambi gli organismi.
Il Presidente della Commissione per le attività Culturali e Scientifiche garantirà la realizzazione delle iniziative, proposte dalla Commissione stessa ed approvate dal Consiglio di Amministrazione.
Il Presidente della Commissione garantirà, già a partire dalla progettazione, l'equilibrio territoriale delle iniziative ed il coinvolgimento delle formazioni sociali che operano nelle diverse realtà della provincia di Bergamo, in modo da evitare che esse si svolgano soltanto nel capoluogo della provincia.
Inoltre, in accordo con il Consiglio di Amministrazione il Presidente della Commissione cercherà di costruire collaborazioni con quelle associazioni che siano per sensibilità, finalità e valori vicine alla Fondazione, rispondendo anche all'oggettiva necessità di aprirsi all'esterno dei suoi tradizionali confini.
Art. 13 Rendicontazione delle attività svolte dai Comodatari
Ciascun soggetto comodatario di un immobile di proprietà della Fondazione dovrà comunicare alla Fondazione, entro il termine del 28 febbraio di ciascun anno, l’elenco delle attività realizzate, il numero di incontri effettuati presso l’immobile di proprietà della Fondazione ed il numero delle persone coinvolte. A tal fine ciascun Comodatario dovrà compilare il modulo Allegato B al presente Regolamento.
I dati comunicati saranno inclusi nella Relazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione sulle attività della Fondazione e sulle linee generali del suo sviluppo.
Art. 14 Utilizzo degli immobili ceduti in Comodato gratuito da parte di terzi
I comodatari di immobili di proprietà della Fondazione, ciascuno per l’immobile in proprio
possesso, possono avanzare richieste al Consiglio di Amministrazione aventi ad oggetto l’utilizzo dei medesimi spazi a beneficio di determinate associazioni, enti, comitati o gruppi di cittadini, per lo svolgimento di attività aventi finalità comprese fra quelle previste dagli artt. 2 e 3 dello Statuto, utilizzando il modulo Allegato C al presente Regolamento.
La responsabilità del corretto utilizzo degli spazi è attribuita al Comodatario. I terzi utilizzatori dovranno indicare un proprio referente e dovranno presentare entro il 28 febbraio di ciascun anno l’elenco delle attività realizzate, il numero di incontri effettuati presso l’immobile di proprietà della Fondazione ed il numero delle persone coinvolte. A tal fine ciascun terzo utilizzatore dovrà compilare il modulo Allegato D al presente Regolamento.
I dati comunicati saranno inclusi nella Relazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione sulle attività della Fondazione e sulle linee generali del suo sviluppo.
Art. 15 Concessione di patrocini e di contributi economici della Fondazione
La Fondazione Gritti Minetti può concedere patrocini gratuiti e/o contributi economici a enti, associazioni e partiti per la realizzazione di iniziative che rientrano tra i propri scopi statutari. I soggetti richiedenti possono essere sia soggetti coi quali la Fondazione ha già in essere convenzioni, collaborazioni o meri contratti di comodato gratuito e/o di locazione, sia soggetti terzi.
Nella concessione dei patrocini e dei contributi, il Consiglio di Amministrazione seguirà le seguenti linee guida:
- Iniziative comunemente progettate e realizzate con la condivisione della Fondazione stessa fin dalla fase di ideazione e progettazione;
- Iniziative organizzate con la collaborazione di altre organizzazioni
- Tematiche maggiormente afferenti alle finalità della Fondazione
Non sarà concesso patrocinio a iniziative che si concretino in occasioni di mera propaganda da parte di singoli esponenti politici , senza coinvolgimento anche di altri enti, associazioni e/o personalità interessati alle tematiche oggetto dell’iniziativa organizzata.
Non saranno concessi contributi economici a realtà che hanno debiti di qualsiasi natura nei confronti della Fondazione. In particolare non possono essere erogati contributi a quei conduttori o comodatari di sedi di proprietà della Fondazione che presentino dei gravi ritardi nel pagamento dei canoni di locazione o nei rimborsi spese stabiliti contrattualmente, anche in presenza di un piano di rientro regolarmente rispettato.
In caso di concessione di contributi economici, dovrà essere individuato l’ente capofila che avrà anche il compito di redigere un rendiconto economico dell’iniziativa svolta, con l’indicazione anche del numero di persone coinvolte nell’organizzazione dell’iniziativa, del tempo dedicato all’organizzazione e del numero di persone coinvolte dall’iniziativa stessa, secondo il modulo Allegato E al presente Regolamento.
I dati comunicati saranno inclusi nella Relazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione sulle attività della Fondazione e sulle linee generali del suo sviluppo. Nella stessa saranno menzionate anche le iniziative beneficiarie di patrocinio gratuito.
Art. 16 Libro dei verbali delle riunioni degli organi statutari
È istituito, per ciascun organo statutario, un proprio Libro dei Verbali delle riunioni ed un Libro degli allegati ai verbali delle stesse.
Nel Libro degli allegati ai verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione sono archiviate anche le autorizzazioni urgenti del Presidente, compilate secondo lo schema previsto dall’Allegato F al presente Regolamento.
Art. 17 Registro delle Conformità degli impianti elettrici
È istituito il Registro delle Conformità degli impianti elettrici, contenente tutte le conformità degli impianti elettrici degli immobili di proprietà della Fondazione.
Art. 18 Registro delle Attestazioni di Prestazioni Energetiche
È istituito il Registro delle Attestazioni di Prestazioni Energetiche, contenente tutte le Attestazioni degli immobili di proprietà della Fondazione.
Art. 19 Registro dei contratti di locazione, Registro dei comodati ad uso gratuito e Registro degli utilizzatori degli immobili della Fondazione
Sono istituiti il Registro dei contratti di locazione ed il Registro dei comodati ad uso gratuito, contenenti le documentazioni contrattuali vigenti ed i dati aggiornati dei rappresentanti legali dei conduttori e dei comodatari.
È istituito il Registro degli utilizzatori degli immobili della Fondazione, comprendente tutti i soggetti di cui all’art. 14 del presente regolamento ed i dati aggiornati dei propri referenti.
Art. 20 Archivio della Fondazione
La documentazione inerente gli immobili della Fondazione, laddove non diversamente regolamentato, è archiviata in fascicoli omnicomprensivi divisi per immobile, con la separazione della documentazione precedente alla costituzione della Fondazione e quella a partire dalla data di costituzione. La documentazione relativa ad immobili alienati può essere archiviata separatamente.
Gli altri documenti legati al funzionamento generale della Fondazione sono organizzati per singola tipologia.
La documentazione inerente il personale dipendente è archiviato in apposito faldone.
Art. 21 Albo dei Partecipanti
A norma dell’art. 12.5 dello Statuto è istituito l’Albo dei Partecipanti (allegato G). Il Consiglio di Amministrazione aggiorna all’inizio di ogni anno e ogni qualvolta se ne ravvisi la necessità l’elenco dei soggetti ivi contenuto. Per ciascun soggetto, la Fondazione mantiene aggiornati i relativi recapiti.
La consultazione dell’Albo è libera da parte dei Consiglieri di Indirizzo.
L’elenco dei Partecipanti è inoltre trasmesso ai Partecipanti stessi contestualmente alla convocazione dell’Assemblea dei Partecipanti ed a titolo informativo ad ogni variazione dello stesso.
Art. 22 Pubblicità del Regolamento di Gestione
Dopo la sua approvazione e dopo ogni modifica, il Regolamento di Gestione viene pubblicato sul sito della Fondazione, inviato a tutti i componenti degli organi statutari e agli altri enti non commerciali, associazioni e partiti che hanno in essere contratti di comodato gratuito e/o di locazione con la Fondazione stessa.
Il Direttore Generale e i dipendenti della Fondazione devono firmare per presa visione in calce al Regolamento di Gestione dopo la sua approvazione e dopo ogni modifica.
Art. 23 Disposizioni transitorie e finali
Il Regolamento di gestione è approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione.
Salvo diversa previsione e ad esclusione dell’Allegato G (Albo dei Partecipanti), al Presidente del Consiglio di Amministrazione spetta il compito di modificare gli schemi dei moduli allegati che sono già previsti dal Regolamento.
L’organizzazione dei registri istituiti con il presente Regolamento e la supervisione dell’attività di archiviazione sono demandate al Presidente del Consiglio di Amministrazione o su sua delega al VicePresidente e al Direttore Generale.
Le nuove modalità di archiviazione ed i registri istituiti con il presente Regolamento, vengono adottati entro 90 giorni dall’approvazione dello stesso.